Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzhinweise beschreiben die Verarbeitung personenbezogener Daten in SwimOS, der Verwaltungsanwendung der Schwimmabteilung des VfL Bad Schwartau. Sie gelten für berechtigte Nutzerinnen und Nutzer sowie für Mitglieder, Teilnehmende, Interessierte und deren Sorgeberechtigte, deren Daten in SwimOS verwaltet werden.

Stand: 7. November 2026

1. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für die Anmeldung und Nutzung von SwimOS unter der dafür vorgesehenen Webadresse. Sie gilt nicht für den allgemeinen Internetauftritt des Vereins oder dessen Kontaktformular. Dafür gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Internetauftritts.

2. Verantwortlicher und Kontakt

VfL Bad Schwartau v. 1863 e.V.
Ludwig-Jahn-Straße 5
23611 Bad Schwartau
Telefon: 0451 / 28 31 22
E-Mail: vfl@vfl-bad-schwartau.de
Vertreten durch den Vorstand: Inga Kuhls, Silvio Köhler und Enrico Latendorf.

Für Fragen zur Verarbeitung durch die Schwimmabteilung können Sie sich auch an abteilungsleitung@schwartau-schwimmt.de wenden.

Der Verein hat für die hier beschriebene Verarbeitung derzeit keine Datenschutzbeauftragte und keinen Datenschutzbeauftragten bestellt. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die oben genannte Vereinsadresse oder an die Abteilungsleitung der Schwimmabteilung.

3. Daten beim Aufruf von SwimOS

Beim Aufruf von SwimOS werden technische Verbindungsdaten verarbeitet, damit die Anwendung ausgeliefert und gegen Fehler und Missbrauch geschützt werden kann. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt und Ziel des Zugriffs, Antwortstatus sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere, stabile und missbrauchsfreie Betrieb der Anwendung. Technische Protokolldaten werden nur so lange aufbewahrt, wie sie für Betrieb, Fehlersuche oder die Untersuchung eines Sicherheitsvorfalls erforderlich sind; anschließend werden sie gelöscht oder anonymisiert.

4. Cookies und Anmeldung

SwimOS verwendet ausschließlich Cookies, die für die Anmeldung und den sicheren Betrieb der Anwendung erforderlich sind. Beim Start der Microsoft-Entra-Anmeldung werden kurzlebige Cookies zur Absicherung des Anmeldevorgangs gesetzt. Sie werden nach Rückkehr aus der Anmeldung gelöscht. Nach erfolgreicher Anmeldung wird ein Sitzungscookie gesetzt; die Sitzung läuft spätestens nach zwölf Stunden ab.

Die Speicherung unbedingt erforderlicher Cookies erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Anmeldung und Absicherung Ihres Zugangs nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. SwimOS bindet kein Analyse- oder Werbetracking ein. Bei der Weiterleitung zur Anmeldung kann Microsoft eigene Cookies setzen; hierfür gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Microsoft.

5. Mitglieder-, Gruppen- und Wartelistendaten

Je nach Vorgang verarbeitet SwimOS Namen, Geburtsdatum oder Jahrgang, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Mitgliedsnummer und Mitgliedschaftsstatus, Vereins- und Gruppenzuordnungen, Beitragsmerkmale sowie organisatorische Vermerke. Für Wartelisten können zusätzlich Angaben zum gewünschten Angebot, Eingangs- und Bearbeitungsstatus, schwimmerischen Fähigkeiten und zu Sorgeberechtigten verarbeitet werden. Daten von Kindern werden grundsätzlich durch Sorgeberechtigte oder durch hierzu befugte Vereinsmitarbeitende bereitgestellt.

Mitgliedsdaten verarbeiten wir zur Durchführung der Mitgliedschaft nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und zur Organisation und sicheren Durchführung des Vereins- und Sportbetriebs nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wartelistendaten verarbeiten wir, um eine auf Ihre Anfrage gewünschte Teilnahme vorzubereiten und den Platz zu verwalten, nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit dies vorvertraglich erforderlich ist, und im Übrigen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer geordneten Planung der Schwimmangebote.

Daten stammen von Ihnen, Ihren Sorgeberechtigten, berechtigten Vereinsmitarbeitenden oder aus den für die Vereinsverwaltung verwendeten Mitgliederdaten. Die Teilnahme an einer Schwimmgemeinschaft begründet nicht automatisch eine Mitgliedschaft im VfL.

Die Angaben sind erforderlich, soweit sie benötigt werden, um eine Mitgliedschaft, Gruppenorganisation oder Wartelistenanfrage zu verwalten. Ohne erforderliche Angaben können wir die jeweilige Leistung oder Anfrage gegebenenfalls nicht bearbeiten. Bitte tragen Sie keine Gesundheitsdaten oder sonstigen besonderen Kategorien personenbezogener Daten in Freitext- oder Notizfelder ein. SwimOS fordert solche Angaben nicht an.

6. Benutzerkonten und Sicherheit

Benutzerkonten sind nur für ausdrücklich berechtigte Personen vorgesehen. Für die gehostete Anmeldung verwenden wir Microsoft Entra ID. Dabei verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, die technische Entra-Kennung, die lokale SwimOS-Berechtigung sowie Sitzungs- und sicherheitsbezogene Daten. Die Anmeldung über Entra allein erteilt keinen Zugang; das Konto muss zusätzlich mit einem freigegebenen SwimOS-Konto verknüpft sein.

Die Verarbeitung dient der Verwaltung von Benutzerkonten, der Durchsetzung von Berechtigungen und dem Schutz der Mitglieds- und Wartelistendaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein auf berechtigte Personen beschränkter und nachvollziehbarer Zugang.

7. Hosting und Empfänger

SwimOS wird in Microsoft Azure betrieben. Die Anwendung und die PostgreSQL-Datenbank sind laut Betriebsplanung in der Region France Central eingerichtet; die Datenbank ist nicht öffentlich aus dem Internet erreichbar. Microsoft stellt außerdem Microsoft Entra ID für die Anmeldung bereit. Zugriff erhalten nur hierzu berechtigte Vereinsmitarbeitende und Microsoft, soweit dies für Hosting, Anmeldung, Wartung oder Sicherheit erforderlich ist.

Microsoft kann Daten im Rahmen der vereinbarten Dienste auch durch verbundene Unternehmen oder Supportpersonal außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Die für Azure und Entra geltenden Microsoft-Vertragsbedingungen, insbesondere das Data Protection Addendum, beschreiben die vorgesehenen Übermittlungsgrundlagen und Garantien. Welche Grundlage im Einzelfall gilt, hängt vom eingesetzten Dienst und der Übermittlung ab. Weitere Informationen finden Sie im Microsoft Data Protection Addendum.

8. Speicherdauer und Löschung

Wird ein Wartelisteneintrag auf „Erledigt“ gesetzt, bleibt er noch drei Kalendermonate ab diesem Statuswechsel in der Warteliste und wird danach automatisch daraus entfernt. Wird der Status wieder auf „Neu“ gesetzt, beginnt bei einer späteren Erledigung eine neue Frist. Das Löschen des Eintrags entfernt nicht automatisch den separat gespeicherten Personendatensatz. Dieser kann auch dann bestehen bleiben, wenn kein anderer Verwendungszweck mehr vorliegt. Für eine vollständige Löschung wenden Sie sich bitte an die oben genannten Kontaktdaten; der Verein prüft, ob noch ein anderer Zweck oder eine Aufbewahrungspflicht besteht.

Zum vorgesehenen Austrittsdatum erhält die Mitgliedschaft den Status „Gekündigt“. Der Mitgliedschaftsdatensatz bleibt ab diesem Statuswechsel noch drei Kalendermonate gespeichert und wird danach automatisch entfernt. Ein zugehöriger Personendatensatz wird ebenfalls gelöscht, sofern keine weitere Mitgliedschaft, Gruppen- oder Wartelistenzuordnung besteht. Bestehen solche weiteren Zuordnungen, bleiben die dafür benötigten Personendaten in diesen Bereichen erhalten. Benutzerkonten werden gelöscht oder gesperrt, sobald die Zugangsberechtigung endet.

Die Anmeldecookies werden nach Rückkehr aus dem Anmeldevorgang gelöscht; die Anwendungssitzung läuft nach höchstens zwölf Stunden ab. Für die Azure-PostgreSQL-Datenbank ist laut Produktionskonfiguration eine Sicherungsaufbewahrung von 14 Tagen vorgesehen. Diese Frist gilt nicht für lokale Sicherungen oder manuelle Exporte; solche Kopien müssen gesondert geschützt und gelöscht werden, sobald sie nicht mehr für den jeweiligen Zweck benötigt werden. Audit- und Sicherheitsereignisse werden zur Nachvollziehbarkeit und zum Schutz der Anwendung gespeichert und sollen gelöscht oder anonymisiert werden, sobald sie dafür nicht mehr erforderlich sind.

9. Ihre Rechte

Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit wir Daten aufgrund berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Für die Ausübung Ihrer Rechte oder Fragen zur Verarbeitung wenden Sie sich bitte an die oben genannten Kontaktdaten. Wir können Sie bitten, Ihre Identität in geeigneter Weise nachzuweisen, bevor wir Auskunft erteilen oder Daten ändern oder löschen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24103 Kiel, Telefon 0431 988-1200, E-Mail mail@datenschutzzentrum.de.

10. Datensicherheit

Wir schützen die Anwendung durch verschlüsselte Verbindungen, Anmeldung über Microsoft Entra ID und serverseitige Berechtigungsprüfungen. Konten werden organisatorisch nur für ausdrücklich freigegebene Personen eingerichtet. SwimOS hat derzeit eine Anwendungsrolle „ADMIN“; diese Rolle kann auf die verwalteten Mitglieder-, Gruppen- und Wartelistendaten einschließlich Exporten zugreifen. Eine technische Einschränkung nach Verein oder einzelner Aufgabe besteht derzeit nicht. Die Datenbank ist für direkte öffentliche Verbindungen gesperrt. Zugänge sollen bei Wegfall der Berechtigung entzogen werden.

11. Keine automatisierte Einzelentscheidung

SwimOS trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie ähnlich erheblich beeinträchtigen.